Scaling up your finance: wanneer begin je met het professionaliseren van de finance functie en hoe pak je dit aan?

Bij veel bedrijven heeft het creëren van business de hoogste prioriteit, want zonder klanten is er geen bedrijf. Finance komt vaak als laatste aan bod, wat logisch lijkt: zolang je business groeit en er geld binnenkomt lijkt alles goed te gaan. Toch komt er een moment dat het tijd is om de finance functie te professionaliseren. Maar wanneer is het juiste moment? En hoe pak je dit het beste aan? Fybers Ewout, Sander en Mark delen hun ervaring en best practices met ons in dit artikel.

In de vroege fase van een scale-up is de administratie vaak eenvoudig. Een boekhoudpakket zoals Exact Online, Twinfield, AFAS (of een ander pakket) voldoet, en een (externe) boekhouder kan de jaarlijkse verplichtingen richting de belastingdienst en accountant afhandelen. Maar zodra je bedrijf groeit – denk aan zo’n 20 medewerkers – kom je op een punt waarop de behoefte aan meer inzicht in de organisatie toeneemt. “Het boekhoudkantoor maakt rapportages die de organisatie te weinig inzicht geven, omdat ze simpelweg te weinig van de organisatie weten. Daarnaast kunnen de finance-taken een CEO of Founder, zonder finance achtergrond, veel tijd kosten en daardoor houden ze minder tijd over voor bijvoorbeeld sales. Op een gegeven moment komt er een moment dat er behoefte is aan ondersteuning.” Geeft Mark aan.

Naarmate jouw bedrijf uitbreidt, wordt het belangrijker om zicht te hebben op zaken als marges, cashflow en budgetten. Hoe lang kun je doorgaan met de investeringen die je doet? Wanneer is het tijd voor een nieuwe financieringsronde? Dergelijke vragen worden steeds moeilijker te beantwoorden met ad-hoc Excelsheets en losse rapportages. Een belangrijk herkenningspunt dat aangeeft dat het tijd is om de finance te professionaliseren, volgens Ewout, is wanneer het debiteurenproces erg lang duurt; “hierdoor moet je als bedrijf lang wachten op je geld”

Daarnaast is het essentieel om financiële data tijdig beschikbaar te hebben, vooral als je nieuwe investeringen wilt aantrekken. Investeerders willen inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf en verwachten betrouwbare en actuele cijfers om weloverwogen beslissingen te nemen. 

Een gebrek aan structuur kan ertoe leiden dat je wel cijfers hebt, maar deze niet goed kunt analyseren. Hierdoor wordt het moeilijk om te meten of een investering in bijvoorbeeld een nieuw product goed of slecht uitpakt, wat kan resulteren in geldverspilling aan de verkeerde initiatieven. Sander vult hierbij aan dat door een groeiend aantal facturen en transacties ook de operationele lasten stijgen. “Waar 100 facturen per dag nog handmatig te verwerken zijn, wordt het bij 300 facturen een stuk uitdagender. Het ontbreken van geautomatiseerde processen leidt tot inefficiëntie en fouten, wat je bedrijf op lange termijn geld kan kosten. Zodra je merkt dat de administratieve lasten toenemen en je geen grip hebt op de financiële toekomst, is het tijd om een solide finance functie neer te zetten.” 

De boodschap is duidelijk: zodra je merkt dat je bedrijf groeit, de administratieve lasten toenemen, processen langer duren en je geen grip hebt op de financiële toekomst, is het tijd om de finance functie te professionaliseren. 

Niet elke scale-up heeft meteen een fulltime CFO of controller nodig. FYBE is een samenwerking van financials met veel ervaring in de mid-market. Samen leveren we een flexibele finance-oplossing aan scale-ups en andere mkb-bedrijven, die goed aansluiten bij het mkb, in dit artikel lees je waarom. Zo heb je al een controller of CFO vanaf één dag per week, die je kan helpen met de professionalisering van de finance functie, zonder dat je direct fulltime krachten hoeft aan te nemen. Dit geeft je de flexibiliteit om mee te groeien met je bedrijf, terwijl je ondertussen de nodige grip op je financiën krijgt.

Flexibiliteit, in het begin intensiever dan daarna. Bedrijven hebben altijd wel behoefte aan een sparringpartner. Wij stoppen niet na een project, maar vinden het belangrijk om een bedrijf op lange termijn te helpen als een soort huisartsfunctie. Je hebt een groep van Fybers achter je met veel verschillende expertises, bijvoorbeeld ook in M&A.

lees ook: Co-founder iwell over de financiële uitdagingen als scale-up en de waarde van business controller Mark hierin

Het professionaliseren van finance in een scale-up is geen one-size-fits-all aanpak. Toch hebben Fybers Ewout en Sander een aantal stappen uiteengezet die eigenlijk altijd de revue passeren:

Begin met een grondige analyse van je financiële processen. Hoe betrouwbaar zijn de cijfers die je nu rapporteert? Zijn cashflow, marges en andere belangrijke KPI’s helder in beeld? Vaak wordt er wel iets van een rapportage gemaakt, maar dit gebeurt nog niet structureel. Bruikbare cijfers en data zijn de start van een solide en professionele finance-functie. Dus wil je dit professionaliseren, dan zul je daar moeten beginnen.

Bij groei hoort efficiëntie. Door processen te structureren en waar mogelijk te automatiseren – denk aan het facturatie- en rapportageproces – bespaar je niet alleen tijd, maar verbeter je ook de nauwkeurigheid van je cijfers. Sander: “het koppelen van systemen zoals je boekhoudsoftware en CRM, bijvoorbeeld HubSpot of Salesforce met Exact Online of Twinfield, helpt om gegevensstromen te integreren. Hiermee kun je met één druk op de knop rapportages en analyses opstellen die je direct inzicht geven in de prestaties van je bedrijf.”.

Een belangrijk streefpunt bij het professionaliseren van de finance functie is een gestructureerde maandafsluiting die ook op tijd gebeurt. Gewenst is om de maandafsluiting al in de eerste week van de nieuwe maand af te ronden, zegt Sander. Waarom? “Zo kun je deze actuele data meenemen in de forecast. Wanneer dit niet gebeurt, maak je voorspellingen op basis van een rapportage die niet volledig is en ben je te veel tijd kwijt aan het terugkijken in plaats van vooruit.”

Vaak zie je dat processen lang duren doordat data niet snel beschikbaar is of de taakverdeling niet duidelijk is. Wanneer meerdere mensen in een proces dezelfde taak hebben, is er geen eigenaarschap, waardoor werk langer kan blijven liggen. “Het is belangrijk om een duidelijke taakverdeling binnen het proces te hebben, zodat je verwarring voorkomt en de snelheid behoudt.” aldus Ewout.

Door data uit verschillende bronnen, zoals sales en marketing, te combineren in dashboards in Excel of Power BI, krijg je een compleet beeld van je bedrijfsvoering. Met name de input vanuit sales is belangrijk om een realistische forecast te maken, geeft Mark aan. “Om een complete forecast te maken, gebruik je veel salesdata. Denk aan: wanneer verwachten we dat deze deal rond is? Of: hoelang duurt het gemiddeld voordat een deal gesloten is? Dit geeft je de mogelijkheid om toekomstige groei te voorspellen en scenario’s uit te werken.” Ewout vult hierop aan; denk bijvoorbeeld aan vragen als: hoeveel omzet gaan we deze maand naar verwachting maken? Of: hoeveel nieuwe klanten moeten we werven om ons nieuwe product break-even te krijgen Of: wanneer is het tijd om een financieringsronde te starten? Fyber Ewout schreef eerder waarom financiële planning en begroting cruciaal is voor scale-ups. 

Heeft dit artikel je aan het denken gezet en wil je de finance functie gaan professionaliseren? Ewout, Sander, Mark of een andere Fyber denkt graag met je mee. Fyber Lex helpt je graag verder om te kijken welke Fyber het beste past bij jouw vraag. Stuur hem gerust een bericht.