Zwart op wit: hoe Fyber Eduard bijdroeg aan de eerste consolidatie van 123inkt
Een webshop met cartridges, gele pennen, kaartspellen en een razendsnelle levering. Dat is waar de meeste mensen 123inkt van kennen. Maar achter die bekende webshop schuilt een indrukwekkende internationale organisatie: zo'n zestig entiteiten, circa 1.500 medewerkers en een jaaromzet van ruim een half miljard euro.
Als gevolg van de juridische herstructurering ontstond een flinke uitdaging: al die ondernemingen, verspreid over verschillende landen, moesten voor het eerst samenkomen in één geconsolideerde jaarrekening. Een complexe financiële puzzel die uiteindelijk veel groter bleek dan vooraf gedacht.
Op het hoofdkantoor in Nederhorst den Berg spraken we met Fyber Eduard Hoekstra en Finance Director Sabrine Swart over deze bijzondere uitdaging. Van zestig position papers en een zoektocht door financiële documentatie die teruggaat tot 2016, tot het bouwen aan een stevig fundament voor de financiële verslaggeving.
Meer dan een doosje inkt
Sabrine kent 123inkt inmiddels van twee kanten. Ze begon als zelfstandig Finance Manager, maar toen de CFO vertrok, kreeg ze de vraag of ze deze rol wilde overnemen. Sinds juli 2025 is ze officieel in dienst. Na jaren als zelfstandige had ze zich voorgenomen nooit meer in loondienst te gaan. Toch wist 123inkt haar op andere gedachten te brengen. "Juist omdat 123inkt zo'n uniek en dynamisch bedrijf is, waar ontzettend veel gebeurt en nog volop kansen liggen, heb ik besloten die uitzondering te maken", vertelt Sabrine.
Net als Sabrine, begon Fyber Eduard zijn carrière in de audit, waarna hij de overstap maakte naar het bedrijfsleven en bij verschillende internationale organisaties werkte. In 2022 koos hij voor het zelfstandig ondernemerschap en een jaar later sloot hij zich aan bij FYBE. Sinds juli 2024 zet hij zijn expertise in voor 123inkt.
Zijn eerste kennismaking met het bedrijf leverde direct een verrassing op. "Je denkt bij 123inkt aan een webshop met een magazijn. Totdat je hier binnenloopt en ontdekt dat er een enorm bedrijf achter zit, ook ver buiten Nederland", vertelt Eduard.
Van groei naar financiële grip
123inkt stond jarenlang in het teken van groei. Zolang de cashflow positief was, kreeg finance weinig aandacht. Dat veranderde met de herstructurering: de holding werd controleplichtig en er kwam een Big Four-accountant.
123inkt stelde een gespecialiseerd jaarwerkteam samen van zelfstandige finance professionals, met een duidelijke missie: de organisatie zo snel mogelijk audit-ready maken en de achterstand wegwerken. De ambitie voor 2026? Maar liefst drie boekjaren afronden: 2023, 2024 én 2025. De eerste twee zijn inmiddels afgerond en ook de afronding van 2025 komt dichterbij.
Intern groeide het finance-team flink met 35 professionals, onder meer met een nieuwe Finance Manager en een Group Financial Controller als schakel met de buitenlandse teams.
Een van de grootste uitdagingen lag bij de harmonisatie van de verslaggevingsregels. Jarenlang rapporteerden de buitenlandse entiteiten volgens hun eigen lokale regels, terwijl de geconsolideerde jaarrekening op basis van Dutch GAAP wordt opgesteld. Een uniforme, groepsbrede accounting policy ontbrak. "Dat bleek een van de grootste uitdagingen bij het opstellen van de geconsolideerde jaarrekening", vertelt Sabrine.
Een appje bij de kapper
Hoe Eduard bij 123inkt terechtkwam is een verhaal op zich. "Ik weet nog goed dat ik bij de kapper zat en ineens een appje binnenkreeg", vertelt Eduard lachend. Zijn expertise was via LinkedIn opgevallen bij Sabrine's voorganger. De accountant had 123inkt namelijk gevraagd om de consolidatiekring in kaart te brengen. Daarvoor was specialistische kennis nodig, zo kwam Eduard in beeld.
Voor alle zestig (!) entiteiten binnen de consolidatiekring stelde hij een position paper op. Daarin bracht hij per entiteit de positie binnen de groepsstructuur, de wijze van verkrijging en de gevolgen voor de financiële verslaggeving in kaart. Maar daar bleef het niet bij. "Van het een komt het ander. Hier een vraag, daar een vraag. En voor je het weet, ben je weer een jaar verder", vertelt Eduard.
Was vooraf duidelijk hoe groot de uitdaging zou worden? Ja en nee. Dat er een geconsolideerde jaarrekening moest komen, stond vast. Maar wat daar allemaal bij kwam kijken, was nog grotendeels onbekend. "Het topje van de ijsberg was zichtbaar", vertelt Sabrine. "Maar wat zich onder die top bevond, kon op dat moment niemand bedenken."
Inmiddels is Eduard uitgegroeid tot hét vaktechnische aanspreekpunt binnen Finance. Of, zoals Sabrine het met een knipoog omschrijft: "Zodra het een beetje ingewikkeld wordt, kijkt iedereen automatisch naar Eduard."
Papierspoor terug naar 2016
De grootste uitdaging zat volgens Eduard niet zozeer in één specifiek accountingvraagstuk, maar vooral in het boeken van voortgang. Want inhoudelijk kwamen er genoeg complexe onderwerpen voorbij. Van purchase price allocations (PPA's) tot uiteenlopende waarderingsvraagstukken. "Dat is geen exacte wetenschap. Er zit een grijs gebied in en je kunt vanuit verschillende invalshoeken tot andere conclusies komen", legt Eduard uit.
Daar kwam nog een flinke dosis speurwerk bij. De eerste overname dateerde namelijk al uit 2016. Om de financiële verwerking goed te kunnen onderbouwen, moest historische documentatie van soms wel tien jaar oud worden teruggevonden. "Dat was echt graven", vertelt Eduard.
Veel vraagstukken moesten voor het eerst worden afgestemd met de accountant, en dat kost tijd. Voor het finance-team betekende dit dat de voortgang niet altijd in eigen hand lag. "We hadden een duidelijke stip op de horizon, maar de weg ernaartoe was absoluut een bumpy ride", vertelt Sabrine. "Van buitenaf lijkt 123inkt misschien een eenvoudige webshop die vooral met dozen schuift, maar er schuilt een internationale groepsstructuur met complexe accountingvraagstukken, dat wordt nog weleens onderschat."
De inkt is droog
Wat staat er vandaag dat er een jaar geleden nog niet was? "Een solide basis", antwoordt Eduard. De vraagstukken zijn in kaart gebracht, processen zijn vastgelegd en de standpunten van de accountant zijn nu helder. "We weten inmiddels wat er van ons wordt verwacht en hoe we de verschillende vraagstukken moeten aanpakken."
Maar de impact gaat verder dan alleen de jaarrekening. "Eduard heeft niet alleen geholpen om de achterstand weg te werken, maar ook om meer uniformiteit aan te brengen en onze eigen collega's inhoudelijk naar een hoger niveau te tillen", vertelt Sabrine. En wat als Eduard er niet was geweest? Daar hoeft Sabrine niet lang over na te denken. "Dan was mijn team waarschijnlijk nog volop bezig geweest met het verleden, terwijl de dagelijkse operatie gewoon doordraait. Maandafsluitingen, factuurverwerking, betalingen: dat werk stopt natuurlijk niet. Dankzij de inzet van Eduard konden we de achterstand aanpakken zonder de focus op de dagelijkse business te verliezen."
"Er staat nu een stevig fundament waarop we verder kunnen bouwen", deelt Sabrine. "Niet alleen voor vandaag, maar ook voor de collega's die na ons komen. De kennis en werkwijzen blijven binnen de organisatie beschikbaar. En dat is misschien wel de grootste winst."
Haarscherp afgedrukt
Vraag Sabrine naar de samenwerking met Eduard en het antwoord volgt zonder aarzeling. "Eduard is iemand op wie je écht kunt bouwen. Als je iets bij hem neerlegt, weet je dat het wordt opgepakt en dat je een heldere terugkoppeling krijgt." Wat ze daarnaast bijzonder waardeert, is de kwaliteit van zijn werk. "Zijn stukken zijn niet alleen vaktechnisch sterk, maar ook ontzettend helder geschreven. Je hoeft geen accountingexpert te zijn om te begrijpen wat er staat."
Voor Sabrine is dat precies de toegevoegde waarde van een goede zelfstandige professional. "Je haalt iemand binnen om je organisatie verder te helpen, niet om er een extra managementtaak bij te krijgen. Eduard werkt zelfstandig, ziet waar ondersteuning nodig is en neemt initiatief. Hij beheert zijn eigen planning, maar denkt tegelijkertijd mee over wat er binnen de organisatie moet gebeuren."
Ook Eduard voelt zich op zijn plek bij 123inkt. "Je krijgt hier de vrijheid om zelfstandig te werken, ideeën aan te dragen en initiatief te nemen. En het mooie is dat die ideeën ook echt serieus worden genomen." Die ruimte past bij 123inkt: een ondernemend bedrijf met korte lijnen en weinig logge structuren. Ondanks de internationale omvang heeft de organisatie haar informele karakter behouden.
Klaar voor een nieuwe druk
Nu het fundament staat, is het tijd om vooruit te kijken. “We willen toe naar strakke maandafsluitingen, betrouwbare managementrapportages en een professioneel budgetteringsproces”, vertelt Sabrine. Maar eerst ligt de prioriteit in 2026 bij het afronden van de jaarrekeningen.
Ook op het gebied van AI liggen volop kansen. “Daar maken we nog veel te weinig gebruik van”, erkent Sabrine. “We testen nu een tool die facturen automatisch uitleest, maar de echte kansen zie ik in data-analyse en het automatiseren van terugkerend werk. Daar wil ik in 2027 stappen in zetten.”
De cartridge die past
Zou Sabrine FYBE aanbevelen? "Absoluut", antwoordt ze zonder aarzeling. "Maar uiteindelijk draait het niet alleen om de expertise die iemand meebrengt, de persoon achter die expertise is minstens zo belangrijk." En juist daarin ziet Sabrine de kracht van FYBE. "Een zelfstandige professional wordt immers tijdelijk onderdeel van je organisatie. Dan is het essentieel dat iemand goed kan samenwerken, helder communiceert en zich gemakkelijk binnen het team beweegt." Bij 123inkt viel dat op zijn plek. Zoals de juiste cartridge in de juiste printer past Eduard niet alleen vaktechnisch, maar ook in het team.
Na maanden van speurwerk, tientallen position papers en intensieve afstemming met de accountant staat er nu zwart op wit een solide financieel fundament. Niet alleen om het verleden goed af te sluiten, maar vooral om met vertrouwen verder te bouwen.
Staat jouw finance nog niet zwart op wit en kun je ook extra expertise gebruiken? Ontdek wat FYBE voor jouw organisatie kan betekenen en vind de Fyber die niet alleen inhoudelijk, maar ook persoonlijk het verschil maakt.
