Administratie op orde: waarom het belangrijk is en hoe je dat doet

Veel CEO’s en DGA’s gaan ervan uit dat de finance afdeling de administratie wel op orde heeft. De werkelijkheid is vaak anders. Zonder een goed georganiseerde administratie is het lastig om de financiële gezondheid van je bedrijf te begrijpen en strategische beslissingen te nemen. Een geordende administratie biedt niet alleen rust, maar ook cruciaal inzicht voor de toekomst.

Het niet op orde hebben van de administratie kan verregaande gevolgen hebben voor je bedrijf. Hier zijn enkele mogelijke consequenties van een slechte bedrijfsadministratie:

• Inzicht in cashflow ontbreekt: Geen of te weinig inzicht in de cashflow kan leiden tot tijdelijke geldtekorten, met faillissement als mogelijk gevolg;
• Inadequate stuurinformatie: Zonder tijdige en volledige rapportages is het onmogelijk om je bedrijf effectief te sturen;
• Gebrekkig inzicht: Onvoldoende inzicht in kosten, opbrengsten, vorderingen en schulden maakt het lastig om tijdig en juiste beslissingen te nemen;
• Moeizame afsluitingen: Problemen met de maand- en jaarafsluiting kosten veel tijd en kunnen ten koste gaan van andere belangrijke werkzaamheden;
• Verhoogde accountantskosten: Wanneer de administratie niet op orde is, zal dit extra werk opleveren voor de accountant. Extra werk betekent ook meer uren en een hogere rekening;
• Lagere bedrijfswaarde bij verkoop: Een rommelige administratie kan de waarde van het bedrijf verlagen bij een overname, het bedrijf is immers nog niet verkoopklaar;
• Finance loopt achter de feiten aan: Door de tijdrovende correcties blijft er onvoldoende tijd over voor belangrijke taken, zoals het MT voorzien van goede (stuur)informatie.

Wanneer de administratie niet op orde is, besteden finance teams veel tijd aan uitzoeken en corrigeren. Hierdoor raken andere essentiële taken in de verdrukking:

• Aanmaningsproces debiteuren: Niet tijdig betalingen opvolgen beïnvloedt de kaspositie negatief.
• Cashflow forecast: Het is essentieel om toekomstige inkomsten en uitgaven te voorspellen om financiële problemen te vermijden.
• Facturatie: dagelijks facturatie kan in de verdrukking komen wanneer het finance team met andere tijdrovende taken bezig is;
• Betalingen crediteuren: Zonder goede planning loop je het risico rood te staan en/of veel tijd kwijt te zijn aan aanmaningen;
• Kostenreductie: Tijdgebrek leidt tot gemiste kansen om onnodige kosten te identificeren en te verminderen;
• Analyse van kosten en balansposten: Nodig om grip op de situatie te krijgen en tijdig juiste beslissingen te nemen.

Een actieplan voor bedrijfsadministratie helpt deze weer op orde te krijgen. Hier zijn de stappen die je kunt nemen:

• Controleer het banksaldo: Zorg ervoor dat er voldoende saldo is voor de komende periode om verrassingen te voorkomen en tijd te winnen voor verdere verbeteringen;
• Maandelijkse balansverklaringen: Houd maandelijks bij wat er op je balans staat om altijd in control te zijn;
• Analyseer winst- en verliesrekening: Evalueer maandelijks de resultaten en vergelijk deze met de vorige periode en het budget.
• Efficiënte facturatie: Snelle facturatie bevorderd de cashflow, dus bij voorkeur dagelijks. Goede facturatie bevordert snellere betaling. Facturen die fouten bevatten worden vaak niet betaald en daar kom je meestal pas achter na je aanmaning. Zorg dus dat het facturatieproces op rolletjes loopt en iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Lukt dit niet, praat met degene die hiervoor verantwoordelijk is/ zijn om mogelijke verbeteringen/ knelpunten te identificeren en op te lossen;
• Debiteurenbeheer: Stel een aanmaningsproces op waarbij je bepaalt op welke dag en op welke manier (telefonisch of schriftelijk) je klanten herinnert aan vervallen posten. Een strak debiteurenbeleid zorgt ervoor dat klanten over het algemeen sneller gaan betalen, wat in de toekomst tijd zal besparen in aanmaningsproces. Bedenk ook wie in de organisatie dit leuk vindt en er goed in is. Een collega die er tegenop ziet om te bellen, zal het wellicht uitstellen wat averechts werkt;
• Kostenefficiëntie: Beoordeel kritisch of alle gemaakte kosten nog noodzakelijk zijn. Zijn er kosten die in verleden noodzakelijk waren, maar nu eigenlijk niet meer? Zeg deze abonnementen tijdig op en besteed het geld aan zaken die wel waarde toevoegen aan het bedrijf;
• Rapportages verbeteren: Wanneer bovenstaande onder controle is, kun je aan de slag om de rapportages te verbeteren;
• Forecast en budget: Maak op basis van verbeterde rapportages forecasts en budgetten voor de toekomst;
• Contractenregister opstellen: Verzamel alle contracten en maak een register om overzicht te krijgen en te houden op looptijden en opzegtermijnen. Vaak betalen bedrijven automatisch verlengde contracten, omdat ze die niet tijdig opgezegd hebben;
• OCR voor crediteurenadministratie: Gebruik Optical Character Recognition om inkoopfacturen digitaal te verwerken en boekingsvoorstellen te maken. Hoe beter dit ingeregeld wordt, hoe minder arbeidstijd het kost om te boeken en hoe eenduidiger de boekingen gedaan zullen worden. Deze systemen ondersteunen meestal ook elektronische goedkeuring, zodat facturen niet meer door de organisatie hoeven te zwerven;
• Automatische ERP boekingen controleren: Controleer en documenteer de ingestelde boekingsgangen in het ERP systeem om zeker te zijn dat automatische procesboekingen correct zijn. Loop hiervoor een heel proces door en controleer de boekingsgang(en). Documenteer dit ook, zodat je dit met de accountant kunt delen.
• Procesdocumentatie: Documenteer processen in stroomschema’s voor duidelijkheid en deel deze met collega’s en de accountant. Dit zal zorgen dat zij de (interim) audit sneller kunnen uitvoeren. Voornamelijk omdat er minder steekproeven genomen hoeven te worden.

Een goed georganiseerde administratie biedt vele voordelen:

• • Tijdwinst: Minder tijd besteden aan correcties betekent meer tijd voor strategische taken;
  • Kostenefficiëntie: Lagere accountantskosten en beter beheer van uitgaven;
  • Betere beslissingen: Met accurate en tijdige informatie kan het MT beter onderbouwde beslissingen nemen;
  • Minder stress: Een goed functionerende finance afdeling zorgt voor minder werkdruk en stress, wat bijdraagt aan een gezonder werkklimaat.

Is het bij jullie goed op orde? Top!
Zo niet, concentreer je dan op de bovenstaande acties. Succes met de implementatie!

Heb je vragen of kun je hulp gebruiken? Stuur me een LinkedIn verzoek en bericht of stuur een mail.