Voordat een interim financial controller aan de slag gaat, is het slim om een aantal zaken goed voor te bereiden. Denk aan het helder maken van je opdracht, het verzamelen van relevante financiële documentatie en het regelen van toegang tot systemen. Hoe beter je die basis op orde hebt, hoe sneller de controller waarde toevoegt. In dit artikel lees je precies wat je moet regelen, wanneer je een interim controller inschakelt en wat je daarna kunt verwachten.

Wat doet een interim financial controller precies?

Een interim financial controller is een tijdelijke financiële professional die de interne controlefunctie van je organisatie overneemt of versterkt. Denk aan het bewaken van de administratieve processen, het opstellen van managementrapportages, het bewaken van budgetten en het signaleren van financiële risico’s. Het verschil met een accountant is dat een controller intern werkt en proactief meedenkt over de financiële sturing van je bedrijf.

In de praktijk pakt een interim controller taken op als:

• Het inrichten of verbeteren van de financiële administratie
• Het opstellen van periodieke rapportages en prognoses
• Het begeleiden van de jaarafsluiting
• Het signaleren van inefficiënties in financiële processen
• Het adviseren van het management over financiële keuzes

Een goede interim controller is niet alleen technisch sterk, maar ook een sparringpartner voor de directie. Zeker bij groeiende bedrijven is dat laatste minstens zo belangrijk als dat de cijfers kloppen.

Wanneer is het juiste moment om een interim controller in te huren?

Het juiste moment om een interim financial controller in te huren is wanneer de financiële functie van je organisatie tijdelijk onbezet is, overbelast raakt of simpelweg niet voldoende is ingericht voor de fase waarin je bedrijf zich bevindt. Wacht niet tot er iets misgaat, maar herken de signalen op tijd.

Typische situaties waarin bedrijven een interim controller inschakelen:

• Je vaste controller vertrekt en je hebt tijd nodig voor een goede werving
• Je bedrijf groeit snel en de financiële rapportage loopt achter op de werkelijkheid
• Er staat een overname, fusie of herstructurering op de agenda
• Een investeerder vraagt om betere financiële inzichten of een gestroomlijnde administratie
• Je wil de financiële functie professionaliseren voordat je een vaste CFO aanneemt

Hoe eerder je een interim controller inschakelt, hoe meer tijd die heeft om zich in te werken en daadwerkelijk bij te dragen aan de groei of stabilisatie van je organisatie.

Welke informatie moet je vooraf aanleveren aan een interim controller?

Voordat een interim financial controller begint, moet je een aantal basisdocumenten en toegangen klaar hebben. Hoe meer relevante informatie je van tevoren aanlevert, hoe sneller de controller productief is en hoe minder tijd er verloren gaat aan het zoeken naar basisinformatie.

Denk aan de volgende informatie:

• Toegang tot je boekhoudpakket en eventuele BI-tools of dashboards
• De meest recente jaarrekening en tussentijdse rapportages
• Een overzicht van de huidige budgetten en prognoses
• Informatie over lopende contracten, verplichtingen en de financieringsstructuur
• Een organogram en een korte beschrijving van de financiële processen
• Openstaande vraagstukken of knelpunten die je wil aanpakken

Zorg er ook voor dat de controller weet bij wie hij of zij terechtkan voor operationele vragen. Een helder aanspreekpunt binnen de organisatie bespaart veel tijd in de eerste weken.

Hoe zorg je voor een goede onboarding van een interim financial?

Een goede onboarding van een interim financial controller betekent dat je de professional snel inwerkt in de context van je organisatie, zodat die direct waarde kan toevoegen. Dit vraagt om een gestructureerde introductie van mensen, systemen en prioriteiten, en niet alleen om een rondleiding en een laptop.

Een effectieve onboarding bestaat uit:

1. Een duidelijke opdracht: Wat wil je bereiken? Wat zijn de prioriteiten in de eerste maand?
2. Introductie bij het team: Wie zijn de directe collega’s en stakeholders? Wie neemt welke beslissingen?
3. Toegang tot systemen: Zorg dat alle logins en rechten op dag één geregeld zijn
4. Overdracht van lopende zaken: Als er een voorganger was, organiseer dan een warme overdracht
5. Regelmatige check-ins: Plan in het begin wekelijks een kort overleg om de voortgang te bespreken en bij te sturen waar nodig

Een interim controller is snel inzetbaar, maar ook die heeft context nodig. Investeer in de eerste week en je bespaart jezelf weken vertraging later.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het inhuren van een interim controller?

De meest gemaakte fouten bij het inhuren van een interim financial controller zijn een onduidelijke opdracht, te laat beginnen met zoeken en onvoldoende onboarding. Deze drie factoren zorgen er samen voor dat de inzet minder oplevert dan verwacht, terwijl de potentie er wel degelijk is.

Andere veelvoorkomende fouten:

• Geen heldere verwachtingen stellen: Een interim controller is geen gedachtenlezer. Zonder duidelijke doelen werkt iedereen langs elkaar heen
• Te veel of te weinig betrokkenheid: Laat de controller zijn of haar werk doen, maar zorg wel voor voldoende toegang tot informatie en beslissers
• Alleen kijken naar de prijs: De goedkoopste optie is zelden de beste keuze. Senioriteit en relevante ervaring bepalen de werkelijke waarde
• Geen aandacht voor cultuurfit: Een interim controller werkt tijdelijk, maar werkt wel nauw samen met je team. Een goede klik maakt het verschil

Wat kost een interim financial controller gemiddeld?

De kosten van een interim financial controller hangen af van meerdere factoren, waaronder het ervaringsniveau, de complexiteit van de opdracht, de omvang van de inzet en de manier waarop je de professional inhuurt. Er is geen universeel tarief dat voor elke situatie geldt.

Factoren die de prijs beïnvloeden:

• Aantal jaren ervaring en specialisatie
• Of je via een bureau werkt of direct met een zelfstandige professional
• Fulltime of deeltijdinzet (sommige controllers zijn al beschikbaar vanaf één of twee dagen per week)
• De sector en de complexiteit van de financiële omgeving

Wil je weten wat een goede inzet voor jouw situatie kost? Plan dan een gesprek in om tot een voorstel op maat te komen. Zo weet je precies waar je aan toe bent.

Wat is het verschil tussen een interim controller en een detacheringsbureau?

Het verschil tussen een interim controller en een detacheringsbureau zit in wie er daadwerkelijk voor jou werkt en welke kwaliteit en betrokkenheid daarbij komen kijken. Een detacheringsbureau bemiddelt een kandidaat op basis van een cv. Een zelfstandige interim controller of een community van zelfstandige financials brengt meer mee dan alleen een profiel.

Bij een detacheringsbureau:

• Betaal je een bemiddelingsfee bovenop het tarief van de professional
• Is de kwaliteitscontrole afhankelijk van het bureau, niet van de professional zelf
• Werk je soms met minder ervaren profielen die aan de opdracht worden gekoppeld

Bij een zelfstandige interim controller of een samenwerkingsconcept zoals wij dat kennen:

• Werk je direct met een senior professional met minimaal tien jaar relevante ervaring
• Is er geen bemiddelingsfee die de prijs opdrijft
• Profiteer je van de collectieve kennis van een netwerk achter de individuele professional

Dat laatste punt is wat ons onderscheidt van een traditioneel interimbureau. Wij sturen geen cv, maar een ervaren professional die ook kan terugvallen op een actieve community van gelijkgestemde financials. Dat betekent dat je als opdrachtgever niet alleen de persoon krijgt, maar ook de kennis en het netwerk dat daarmee meekomt.

Ben je benieuwd of een interim financial controller de juiste stap is voor jouw organisatie? Of wil je gewoon eens sparren over wat je nodig hebt? Bekijk wat wij voor opdrachtgevers betekenen of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• Wat zijn de voordelen van een interim business controller ten opzichte van een vast dienstverband?
• Wat is het verschil tussen een financial controller en een interim financial controller?
• Kan een klein bedrijf ook profiteren van een interim controller?
• Wat zijn de taken van een interim financial controller bij een fusie?
• Wat is een interim financial controller?
• 5 redenen waarom mkb-bedrijven kiezen voor een interim business controller
• Waarom voelt financieel inzicht in je eigen bedrijf zo lastig?
• Wat zijn de eerste stappen als je je financiële organisatie wilt professionaliseren?
• Waarom voelen veel founders zich financieel overweldigd naarmate hun bedrijf groeit?
• Wat kan je doen als je geen zicht hebt op het financiële plaatje van je bedrijf?
• Hoe weet je of je huidige financiële structuur schaalbaar is?
• Hoe houd je financieel overzicht als je bedrijf snel groeit?
• Wanneer is CFO as a service de juiste keuze voor je bedrijf?
• Wat is een fractional CFO?
• Wat zijn de voordelen van een financieel directeur op flexibele basis?